1-   Firma kaydı

• İthalat işlemleri Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi (GGBS) üzerinden gerçekleştirilmektedir. Bu nedenle ithalatçı firma ön bildirim işlemlerinden önce Müdürlüğümüze başvurarak; ithalatçı, ihracatçı ve üretici firma bilgilerini GGBS'ye kaydettirmelidir.
• Ülkemizde faaliyet gösteren Bakanlığımızca düzenlenen işletme kayıt/onay belgesine sahip firmalar GGBS'de kayıtlı oldukları için bu işlemi yaptırmalarına gerek yoktur.
• Daha önceden GGBS'ye ihracatçı ya da üretici olarak kayıtları yapılmış yabancı firmaların yeniden kayıt ettirilmesine gerek yoktur.

İthalatçı Firma Kaydı için Gerekli Belgeler:                                 

• Dilekçe (Firma Kaydı Başvuru Dilekçesi)
• Vergi Levhası Fotokopisi
• Ticari Sicil Gazetesi Fotokopisi
• Vekaletname (Adres-Unvan değişikliği talebi varsa söz konusu değişikliği gösterir Ticari Sicil Gazetesi)
•  Döner Sermaye Makbuzu

İhracatçı-Üretici (Yabancı Firma) Kaydı için Gerekli Belgeler:        

• Dilekçe (Firma Kaydı Başvuru Dilekçesi)
• Kaydı talep edilen firmanın unvan ve adresini teyit eder bir belge (Sağlık Sertifikası Fotokopisi, Fatura Fotokopisi, Web Sayfası Çıktısı vb.)
• Vekaletname
• Döner Sermaye Makbuzu 

2-   Ürün bildirimi

• İthal edilmek istenen her bir ürün için ayrı ürün bildirimi yapılması gerekmektedir. Ürün bildiriminde ürün adı, ürün grubu, menşe ülke, ithalatçı ve üretici, gibi ürüne ait değişmeyecek olan bilgiler ile bileşen listesi ve etiket gibi değişmeyecek belgelerin GGBS'ye girişi yapılır.
• İthalatçı www.ggbs.gov.tr adresini kullanarak her bir ürün için ayrı ayrı ürün bildiriminde bulunmalıdır.  İthalatçı ürün bildirimi sırasında GGBS üzerinden Bakanlık Döner Sermaye Hesabına ön bildirim inceleme bedelini öder.
• GGBS Bitkisel Gıda ve Yemin İthalat Ön Bildirim İşlemleri bölümünde istenen bilgiler doldurularak ürün bildirimi başvurusu yapılır. Sistem tarafından türetilen sayı (23-xxxxxx ) ve sorgulama şifresi kaydedilerek bildirimin durumu bu numara ve şifre ile takip edilir.
• Ürün grupları itibariyle ürün bildirimlerini inceleyecek olan İl Müdürlükleri Genel Müdürlükçe belirlenmektedir. GGBS, ürün grupları bazında ürün bildirimlerini belirlenen iller arasında sırasıyla dağıtım yapmaktadır.
• Ürün bildirimi başvuruları görevli personel tarafından incelenir. Ürün bildirimlerinde eksiklik veya düzeltilebilecek hatalar olması durumunda ürün bildirimi en fazla iki defa iade edilir. Bileşenin mevzuata aykırı olması durumunda ürün bildirimi reddedilir. Mevzuata uygun bulunan ürün bildirimleri onaylanır.
• Ürün bildiriminde beyan edilen bilgi ve belgelerde değişiklik olması durumunda yeni bir ürün bildirimi yapılmalıdır.

3-   Sevkiyat bildirimi

• Ürün bildirimi onaylandıktan sonra sevkiyat bildirimi aşamasına geçilir.
• İthalatçı firma tarafından her bir ithalat başvurusu için sevkiyata ait bilgi (ürün miktarı, sertifika tarih ve numarası, parti/lot numarası, ithalatın yapılacağı gümrük idaresi, antrepo bilgileri, yükleneceği ülke, taşıma bilgileri, resmi kontrol talep edilen tarih vb.) ve belgeler (sertifika, GDO beyanı vb.) tercümeleri ile birlikte GGBS'ye eklenir.
• Sertifikalar https://www.tarimorman.gov.tr/Konular/Gida-Ve-Yem-Hizmetleri/Ithalat-Ihracat/Bitkisel-Kokenli-Gida-Ve-Yemlerin-Ithalati adresinde yer alan sertifika düzenlemeye yetkili kuruluşlar listesinde yer alan bir kurumca düzenlenmiş ya da onaylanmış olmalı, Bitkisel Gıda ve Yem ile Gıda ile Temas Eden Madde ve Malzemelerin İthalat Kontrollerine Dair Uygulama Talimatı'nın “Sertifikalar" başlıklı 9. Maddesinde belirtilen şartları taşımalıdır.

4-   Fiili ithalat başvuru dosyası

• Sevkiyat bildirimi onaylandıktan sonra İthalatçı firma, resmi kontrolün yapılacağı tarihte ürün bildirimi ve sevkiyat bildirimine ekli belgelerin asılları, ön bildirim formu,  Başvuru Formu, vekaletname ve Döner Sermaye Saymanlığı hesabına yatırılan işlem ücreti dekontu ile birlikte Müdürlüğümüze başvurmalıdır.
• Başvuru Formu ithalatçı veya yasal temsilcisi tarafından imzalanır ve kaşelenir. Başvuru formunda istenen bilgilerin (ön bildirim tarih-sayısı, özet beyan/antrepo beyanı/gümrük belgesi tarih-sayısı, fatura tarih-sayısı, parti numarası, miktar, ürün adı, firma unvanı, dilekçe sahibinin veya vekilinin adı-imzası vb.) hatasız ve eksiksiz beyan edilmelidir.
• İthalatçı, resmi kontrolün yapılacağı tarihte asıl belgeler ile Müdürlüğümüze müracaat etmezse ilgili talimat gereği sevkiyat bildirimi geçersiz sayılmaktadır. Randevu tarihinden sonra yapılan başvurular işleme alınmamakta, ücret iadesi yapılmamaktadır.
• İthalatçının ibraz ettiği asıl belgelerin, ön bildirimde eklenen belgelerle uyumlu olması zorunludur. Uyumsuzluk durumunda ithalat başvurusu reddedilmektedir.

5-   Kontrol (doküman kontrolü, kimlik kontrolü ve fiziksel kontrol)

Doküman kontrolü:

• Fiili ithalat başvuru dosyasında bulunan asıl belgeler incelenerek GGBS ön bildirimi aşamasında sisteme girilen bilgi ve belgeler ile uyumlu olup olmadığı kontrol edilmektedir.
• İthalatçının ibraz ettiği asıl belgelerin, ön bildirimde eklenen belgelerle uyumlu olması zorunludur. Uyumsuzluk durumunda ithalat başvurusu reddedilmektedir.
• Doküman kontrolü sonucu uygun olan ürünler için, Genel Müdürlüğümüz tarafından ürün sınıflarına göre risk esasına göre belirlenen analiz sıklıkları tablosu ve ilgili mevzuat dikkate alınarak ürünün analize alınıp alınmayacağı değerlendirilmektedir.
• İthal edilecek olan ürünlerde uygulanacak analiz sıklıkları risk esasına göre Bakanlıkça belirlenir
• Analize alınacak ürünler için kimlik kontrolü ve fiziksel kontrol yapılmaktadır. Analize alınmayacak ürünler için GGBS'de ithalat uygunluk onayı verilerek, Tek Pencere Sisteminde kullanılacak Gümrük Başvuru No (TPS) düzenlenmektedir.
  

Kimlik kontrolü ve fiziksel kontrol:

• Kimlik kontrolü, ürüne ait belgeler ile ithal edilecek ürünün uyumlu olup olmadığının kontrolüdür.
• Fiziksel kontrol; organoleptik muayene, ambalaj kontrolü, numune alma ve laboratuvar analizlerini de kapsayan kontrolleri içerir. Fiziksel kontrol aşamasında ürünün organoleptik muayenesinde kendine has tat ve kokusunu kaybetmiş, gözle görülür biçimde bozulmuş, kokuşmuş, küflenmiş vs. olması durumunda üründen numune alınmaksızın reddedilir.
• Organoleptik muayene sonuçlarının uygun olması durumunda üründen mevzuata uygun olarak numune alınır. İthalatçı, numune alma için uygun şartları sağlamak zorundadır.
• Numune gönderilecek olan laboratuvarlar ile şahit numunenin gönderileceği referans laboratuvarlar Genel Müdürlük tarafından belirlenir.
• Mikrobiyolojik kriterler yönünden analize tabi tutulacak ürünler için şahit numune alınmamaktadır.
• Yetkili laboratuvar tarafından yapılan analizler sonucunda mevzuata uygun olan ürünler için GGBS'de ithalat uygunluk onayı verilerek, Tek Pencere Sisteminde kullanılacak Gümrük Başvuru No (TPS) düzenlenmektedir.
• Analiz sonucu mevzuata uygun olmayan ürünler için (mikrobiyolojik analizler hariç)  ithalatçı firmaya şahit numune analiz hakkı tanınır. Şahit numunenin referans laboratuvarda yapılan analiz sonucunun mevzuata uygun olması durumunda ithalat onayı verilir, mevzuata uygun olmayan ürünler için ise ithalatçı firma ve ilgili gümrük müdürlüğüne resmi yazı ile uygunsuzluk bildirilir.